Gli allegati
La gestione degli allegati consente di registrare all'interno di JOLLY
documenti cartacei (via scanner) e files di ogni genere e provenienza.
E'
possibile effettuare tale archiviazione associando gli oggetti archiviati ad uno
dei seguenti documenti di jolly:
 | conto, cliente, fornitore |
| bolla, fattura, ordine |
| riga di contabilità |
| pagamento di tributi (F24 e simili) |
| commessa |
| articolo (archivio articoli) |
| documento di Non Conformità |
| proposta di trattamento di documento di Non Conformità |
| computo metrico (progetto, capitolo, articolo) |
| impianto |
Un uso tipico della funzionalità proposta è, ad esempio, la
scannerizzazione di documenti cartacei (DDT, fatture di acquisto,
documentazione tecnica, ...) e la loro registrazione in formato grafico (o in
formato PDF).
Grazie alla possibilità di comporre documenti unendo dei modelli
predefiniti personalizzabili (Microsoft Word e Excel) ai dati ricavati dal
database o da flessibilissime finestre di dialogo personalizzate (vedi gli scripts
di interrogazione) Jolly è lo strumento ideale per la creazione e la
gestione di moduli come copertine di fax, documenti di relazione con clienti e
fornitori, registri di protocollo, eccetera.
COME FUNZIONA LA GESTIONE DEGLI ALLEGATI
Jolly consente le seguenti operazioni:
| il caricamento e la registrazione all'interno di JOLLY di qualunque file;
NB: poiché JOLLY duplica integralmente l'oggetto che viene allegato, è
possibile eliminare l'oggetto originale, che non è più necessario; |
| la registrazione, attraverso lo scanner, di documenti cartacei; |
| la creazione di documenti attraverso la modifica di modelli predefiniti di
documento. |
E' possibile creare diversi tipi di allegato, ciascuno destinato ad
archiviare oggetti e documenti di diverso tipo.
I files vengono compressi prima di essere salvati nel database per
risparmiare spazio; ciononostante è sconsigliato utilizzare regolarmente
jolly per archiviare allegati molto 'pesanti' sia per evitare di appesantire
inutilmente la struttura del database (si ricordi che è importantissimo
eseguire regolarmente il backup del database, e che tale backup risulta tanto
più impegnativo quanto maggiore è la dimensione del database) sia perché in
generale è possibile trovare modalità di archiviazione di tali documenti molto più
adeguate alla loro dimensione.
A titolo orientativo si dovrebbe tenere presente la seguente tabellina (i valori
si riferiscono alla dimensione dell' allegato prima della compressione):
fino a 1 MB
(MB = Megabyte = ~1 milione di caratteri) |
OK |
| da 1 a 3 MB |
allegato consistente |
| da 3 a 10 MB |
allegato grosso: valutare se esistono modi alternativi di
archiviazione |
| da 10 a 30 MB |
allegato MOLTO grosso: valutare se esistono modi alternativi di
archiviazione |
| oltre 30 MB |
allegato ENORME - sarebbe meglio evitare allegati così
grossi |
| oltre 50 MB |
dimensione non gestita da JOLLY |
MODALITA' DI SALVATAGGIO
DEGLI ALLEGATI
Jolly prevede due differenti modalità di salvataggio degli allegati:
| registrazione all'interno del database |
| salvataggio su file-system (via TCP server) |
| |
registrazione
all'interno del database |
registrazione su
file-system (TCP server) |
| descrizione |
i files allegati vengono fisicamente salvati
all'interno del database di jolly |
i files vengono salvati (attraverso un server
TCP) su una specifica cartella (o su più cartelle), e Jolly si occupa di
gestire l'indicizzazione ed il reperimento dei documenti |
| quando usare il
meccanismo |
sempre, se la quantità di allegati da
gestire resta sufficientemente bassa (fino a qualche decina di Mbytes per
anno);
in presenza di quantità di dati superiori l'utilizzo della
modalità 'file-system' diventa consigliabile ma non obbligatoria;
in particolare non vi sono limiti specifici massimi nel numero/dimensione
totale degli allegati |
in presenza di una quantità elevata di allegati (uno o più
Gbytes per anno) |
| vantaggi |
| sicurezza della disponibilità dei files allegati (perchè sono
salvati all'interno del database) |
| semplificazione della gestione del backup (è
sufficiente fare il backup del database, gli allegati
essendo salvati al suo interno) |
| semplificazione della struttura informativa (non è
necessario impostare il server TCP né altro) |
|
| backup del database molto più veloce in caso di grandi
quantità di allegati |
| possibilità di eseguire backup incrementali degli allegati
(che in certi casi costituiscono la parte prevalente dei dati di
Jolly) |
| possibilità di salvare gli allegati su più dischi/cartelle (e non
solo sul disco ove risiede il database) |
| possibilità di utilizzare dispositivi di memoria di massa a non
elevate prestazioni per il salvataggio degli allegati |
| possibilità di limitare l'accrescimento della dimensione del
database (con conseguenti problemi di
backup/ripristino/gestione/...) |
| il server TCP che gestisce i files degli allegati può essere una
macchina differente da quella su cui risiede il database |
| possibilità di accedere ai files fisici senza il tramite
dell'interfaccia di Jolly |
|
| svantaggi |
| in caso di un numero consistente di allegati la dimensione del
database aumenta molto (troppo?) rapidamente |
|
| struttura informativa più complessa |
| è necessario impostare il server TCP ed eventualmente aprire delle
porte sul firewall |
| è necessario predisporre una procedura di backup non solo per il database, ma anche
per i files degli allegati |
| indisponibilità degli allegati se il percorso di archiviazione
degli stessi non è più accessibile |
|
La modalità di salvataggio può essere definita a livello del singolo
allegato, ma in generale è conveniente utilizzare le apposite impostazioni
esistenti a livello di programma e soprattutto di singolo tipo di allegato.
Per abilitare la gestione del
salvataggio degli allegati su cartella è necessario fare quanto
segue:
| identificare il TCP server ed installarvi il servizio
TCP SISDOC; il TCP server normalmente è la stessa macchina su cui
risiede il database, ma può anche essere una macchina differente; vedi QUI
per le impostazioni del servizio TCP SISDOC |
| sulla pagina delle impostazioni generali di Jolly assegnare il nome del
server TCP (il nome del computer su cui risiede il servizio SISDOC) e la
porta TCP (si consiglia di mantenere la porta standard 8090) |
| assegnare ai tipi di allegato la modalità di salvataggio desiderata tra
le seguenti:
 | DB jolly: salvataggio esclusivo su database JOLLY |
| default DB jolly: Jolly propone il salvataggio su database, ma
la scelta può essere modificata a livello del singolo allegato |
| file-system: salvataggio esclusivo su cartella |
| default file-system: Jolly propone il salvataggio su cartella,
ma la scelta può essere modificata a livello del singolo allegato |
| chiedi sempre: viene chiesto all'utente cosa fare. |
|
FILE-SYSTEM: criteri e modalità
di definizione della locazione di salvataggio
Nell'ambito di una gestione con salvataggio su file-system, la situazione
più semplice è definire una unica locazione di salvataggio dei files salvati
su file-system. Tale locazione può essere definita nella maschera di
configurazione delle impostazioni generali di Jolly (linguetta allegati).
Per evitare di legare il percorso fisico di salvataggio ad una struttura
fisica che potrebbe in futuro subire modifiche (ad esempio: la mappatura di
un disco su una certa lettera [X:], un percorso di rete, etc.) è sempre
opportuno rimappatura logica un base ad una macro
locale lato server. In questo modo è possibile relativizzare il
percorso fisico di salvataggio per poi - eventualmente - facilmente modificarlo
in futuro qualora la struttura fisica di salvataggio (la lettera di mappatura
del disco o il percorso di rete) dovessero essere modificati.
Modificando la macro locale lato server sarà infatti possibile 'girare'
tutti i riferimenti al vecchio riferimento 'fisico' (ad esempio: la vecchia
lettera di mappatura del disco, il vecchio percorso di rete) sul nuovo
riferimento fisico (la nuova lettera di mappatura, il nuovo percorso di rete).
La locazione fisica di salvataggio dei files può essere anche definita in
funzione del tipo di allegato.
FILE-SYSTEM: definizione della
locazione di salvataggio in funzione dXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Di norma la locazione di salvataggio dei files degli allegati ha l'unica
funzione di ospitare tali files e non è direttamente accessibile agli utenti
(per evitare che possano accedere direttamente ai files e cancellarli/
rinominarli/ spostarli/ ...). Sotto particolari condizioni, tuttavia, può
risultare utile che tali files vengano salvati all'interno di una struttura di
cartelle già esistente ed utilizzata dagli utenti per l'archiviazione di
documentazione. Ad esempio può risultare comodo che gli allegati JOLLY relativi
ad ad una certa commessa vengano salvati nella cartella ove gli utenti
registrano tutti i documenti relativi alla commessa. Per questo motivo, nella
definizione del percorso di salvataggio, è possibile inserire uno dei seguenti
indicatori che hanno la funzione di legare il percorso di salvataggio del file
all'oggetto cui l'allegato si riferisce.
| §CMS§ codice della
commessa cui l'allegato si riferisce; esempio: #PATH#\commesse\§CMS§ |
| §CMS-PATH§ valore
indicato sul campo EXTRA CMS_extra_str_path_allegati per
gestire il caso di percorsi non coincidenti con il codice della commessa; se
il campo non esiste, è null o è blank, viene considerato il codice della
commessa; esempio: #PATH#\commesse\§CMS-PATH§ |
POSSIBILI PROBLEMI
La flessibilità offerta dalla possibilità di salvare gli allegati su paths
legati all'oggetto cui l'allegato si riferisce presenta numerose
controindicazioni il cui superamento non può passare se non attraverso una
buona strutturazione del file-system sistema da parte del gestore del sistema e
una buona formazione degli utenti.
| il path non esiste: JOLLY gestisce questa situazione secondo
l'apposita opzione esistente sulle opzioni generali del programma (può
creare il path o rendere un errore) |
| il nome del file viene modificato direttamente su file-system
dall'utente: è una ipotesi assolutamente da evitare, JOLLY non è in
grado di gestire questo problema che porta alla perdita di collegamento tra
JOLLY e l'allegato; l'allegato resta accessibile esclusivamente via file-system |
| la cartella di salvataggio su file-system viene manualmente rinominata
dall'utente: JOLLY non è in grado di gestire automaticamente questo
problema; una soluzione può passare attraverso l'uso (preventivo) del
simbolo §CMS-PATH§ |
| il codice della commessa viene modificato dall'utente: una
soluzione può passare attraverso l'uso (preventivo) del simbolo §CMS-PATH§ |
CREAZIONE DI DOCUMENTI A PARTIRE DA MODELLI PREDEFINITI
Oltre alla possibilità, sempre presente, di caricare
come allegato qualunque tipo di file, Jolly propone la creazione di nuovi
documenti a partire da un insieme di modelli di documento.
E' possibile diversificare i tipi di modello utilizzati da jolly in funzione del
tipo di allegato, della postazione di lavoro, dell'operatore attivo: in
specifico vengono utilizzati i modelli di documento referenziati nelle seguenti
posizioni:
| modelli specifici per ciascun tipo di allegato: devono essere indicati
sulla scheda del tipo di allegato; |
| modelli specifici per ciascun operatore; devono essere indicati sulla scheda
dell'operatore; |
| modelli specifici per la postazione di lavoro (legati ad esempio a
particolari programmi caricati sulla postazione di lavoro): devono essere
indicati sulle opzioni della postazione di
lavoro; |
| modelli generali, validi per tutti i tipi di allegato, per tutti gli
operatori, per tutte le postazioni di lavoro: devono essere indicati sulle impostazioni
generali di jolly. |
In ciascuna delle posizioni indicate è possibile registrare più righe,
ciascuna delle quali può contenere un nome di file
eventualmente dotato di percorso ed eventualmente contenente dei caratteri
jolly; ad esempio:
c:\documenti\*.*
c:\programmi\j2\allegati\*.*
e:\documenti word\*.doc
x:\documenti\*.xls
\\server\c\documenti\preventivo.doc |
Un livello di gestione più avanzato consente l'utilizzo di
particolari modelli di documento (in formato Microsoft Word ed Excel) che vengono automaticamente precompilati
con i dati del documento cui sono collegati (ad esempio: nome cognome e
indirizzo di un cliente; dati di una fattura; estremi di un preventivo; eccetera). Per una descrizione dettagliata di tali funzionalità vedi: allegati
in formato Microsoft
Word e allegati in formato Microsoft Excel.
Pagina base del manuale
di JOLLY
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